In Pluvius können je nach Auftrag unterschiedliche Rechnungsarten erstellt werden. Welche Rechnungsart passt, hängt davon ab, ob Sie einmalig abrechnen, vorab Geld anfordern, während der laufenden Arbeiten Teilbeträge abrechnen oder am Ende alles abschließen möchten.

Welche Rechnungsarten gibt es?

Einzelrechnung: Für eine normale Rechnung, wenn der Umfang direkt abgerechnet werden soll.
Vorschussrechnung: Für eine Zahlung vorab, bevor die eigentliche Abrechnung erfolgt.
Abschlagsrechnung: Für Teilbeträge oder Teilmengen während der laufenden Arbeit.
Schlussrechnung: Für den Abschluss des Auftrags, wenn bereits gezahlte Vorschüsse oder Abschläge berücksichtigt werden sollen.

Was muss vorher vorhanden sein?

Eine Rechnung braucht immer einen fachlichen Bezug. Je nach Einstellung und Ablauf kann das ein Angebot, eine Beauftragung, eine Teilbeauftragung oder ein Nachtrag sein. Dadurch weiß Pluvius, welche Leistungen und Mengen in die Rechnung übernommen werden sollen.

Das Projekt muss vorhanden sein.
Der Rechnungsempfänger sollte korrekt hinterlegt sein.
Die Leistungen sollten vor dem Erstellen der Rechnung geprüft werden.
Bei Abschlags- und Schlussrechnungen sollten bereits berechnete Mengen und Beträge kontrolliert werden.

Hinweis:
Beim Erstellen erhält die Rechnung automatisch eine Rechnungsnummer. Sobald die Rechnung gebucht ist, wird sie nicht mehr einfach geändert, sondern bei Bedarf über Storno oder Gutschrift korrigiert.

Die Einzelrechnung ist die einfache Rechnungsart, wenn ein Auftrag oder ein klar abgegrenzter Leistungsumfang direkt abgerechnet werden soll. Sie eignet sich besonders für überschaubare Vorgänge, bei denen keine Vorschüsse, Abschläge oder Restberechnungen nötig sind.

Wann nutze ich eine Einzelrechnung?

Wenn der Leistungsumfang vollständig oder klar abgegrenzt abgerechnet werden soll.
Wenn keine Abschläge oder Vorschüsse berücksichtigt werden müssen.
Wenn aus einer Beauftragung, Teilbeauftragung oder einem Nachtrag direkt eine Rechnung entstehen soll.

Was übernimmt Pluvius?

Pluvius übernimmt die Positionen aus dem ausgewählten Dokument in die Rechnung. Wenn Sie die Option Angebotsnummer als übergeordnete Textposition einfügen aktivieren, wird die Nummer des Ausgangsdokuments als eigene Überschrift in die Rechnung übernommen. Das hilft besonders, wenn mehrere Angebote oder Nachträge in einer Rechnung zusammenkommen.

Hinweis:
Prüfen Sie nach dem Erstellen die Positionen und den Leistungszeitraum in der Rechnung. Erst wenn alles passt, sollte die Rechnung gebucht oder versendet werden.

Mit an bestehende Rechnung anhängen können Positionen aus einem Angebot, einer Beauftragung oder einem Nachtrag zu einer bereits vorhandenen, noch offenen Rechnung ergänzt werden. Das ist vor allem dann praktisch, wenn mehrere kleine Nachträge oder Zusatzpositionen nicht jeweils eine eigene Rechnung bekommen sollen.

Wann ist das sinnvoll?

Wenn eine Rechnung bereits angelegt, aber noch nicht gebucht ist.
Wenn ein Nachtrag noch in dieselbe Rechnung aufgenommen werden soll.
Wenn mehrere zusammengehörende Leistungen gemeinsam berechnet werden sollen.

Was passiert beim Anhängen?

Pluvius übernimmt die ausgewählten Positionen in die bestehende Rechnung. Wenn die Option Angebotsnummer als übergeordnete Textposition einfügen aktiviert wird, wird die Herkunft der Positionen in der Rechnung besser sichtbar.