In diesem Abschnitt geht es darum, wie aus einem Angebot eine Beauftragung oder ein Nachtrag wird. Diese Schritte sind wichtig, damit klar bleibt, was nur angeboten wurde und was tatsächlich freigegeben ist.

Angebot

Das Angebot ist der erste Stand der angebotenen Leistungen. Hier werden Positionen, Mengen, Preise und Texte zusammengestellt. Solange das Angebot noch nicht weiterverarbeitet wurde, kann es wie ein Entwurf bearbeitet werden.

Leistungen eintragen: Erfassen Sie die Positionen, die angeboten werden sollen.
PDF prüfen: Öffnen Sie die Druckansicht oder laden Sie das PDF herunter, bevor es versendet wird.
Status setzen: Setzen Sie den Status passend zum Arbeitsstand, zum Beispiel Versendet oder Freigabe erhalten.
Weiterverarbeiten: Über das Pfeil-Symbol starten Sie den nächsten Schritt.

Hinweis:
Sobald aus einem Angebot eine Beauftragung, ein Nachtrag oder eine Rechnung entsteht, wird der Angebotsstand als Grundlage verwendet. Ändern Sie ein Angebot deshalb nur, solange Sie sicher sind, dass es noch nicht als Grundlage für einen weiteren Schritt genutzt wurde.

Vollbeauftragung

Eine Vollbeauftragung nutzen Sie, wenn der gesamte Angebotsumfang freigegeben wurde. Pluvius kopiert dabei die Positionen aus dem Angebot in ein neues Beauftragungsdokument. Das ursprüngliche Angebot bleibt erhalten.

Beauftragt am: Tragen Sie das Datum ein, an dem die Freigabe erteilt wurde.
Vollbeauftragung: Erstellt eine Beauftragung mit allen Positionen aus dem Angebot.
Auswirkung: Das Angebot wird als freigegeben markiert, und die Beauftragung kann später zur Rechnung weiterverarbeitet werden.

Teilbeauftragung

Eine Teilbeauftragung nutzen Sie, wenn nur ein Teil des Angebots freigegeben wurde. Sie wählen dann die passenden Positionen aus und können Mengen anpassen. Pluvius übernimmt automatisch die passenden Überschriften, damit die Struktur im Dokument erhalten bleibt.

Position auswählen: Markieren Sie nur die Leistungen, die wirklich beauftragt wurden.
Menge anpassen: Wenn nur eine kleinere Menge freigegeben wurde, passen Sie die Anzahl direkt an.
Auswirkung: Nur die ausgewählten Positionen landen in der Teilbeauftragung und später in der passenden Rechnung.

Empfehlung:
Nutzen Sie die Teilbeauftragung, wenn eine Versicherung oder ein Auftraggeber nur bestimmte Positionen freigibt. So bleibt sauber getrennt, was angeboten wurde und was wirklich abgerechnet werden darf.

Nachtragsangebot

Ein Nachtrag wird erstellt, wenn nach der ersten Weiterverarbeitung zusätzliche Arbeiten dazukommen. Das kann zum Beispiel passieren, wenn auf der Baustelle weitere Schäden sichtbar werden oder zusätzliche Leistungen erforderlich sind.

Nachtrag erstellen: Pluvius legt ein neues Nachtragsangebot an.
Positionen ergänzen: Tragen Sie im Nachtrag nur die zusätzlichen Leistungen ein.
Weiterverarbeiten: Der Nachtrag kann anschließend beauftragt oder in eine Rechnung übernommen werden.
Auswirkung: Der Nachtrag bleibt mit dem ursprünglichen Angebot verbunden und ist in der Projektansicht nachvollziehbar sichtbar.

Wichtig:
Ein Nachtrag ersetzt nicht das ursprüngliche Angebot. Er ergänzt den bisherigen Umfang. Deshalb sollten im Nachtrag nur die zusätzlichen Leistungen stehen.

Eine Beauftragung wird genutzt, wenn ein Angebot vom Kunden, Auftraggeber oder der Versicherung freigegeben wurde. Sie hält also fest: Dieser Leistungsumfang darf ausgeführt oder abgerechnet werden. Die Beauftragung ist damit die Verbindung zwischen dem Angebot und der späteren Rechnung.

Wann erstelle ich eine Beauftragung?

Vollbeauftragung: Wenn das komplette Angebot freigegeben wurde.
Teilbeauftragung: Wenn nur bestimmte Positionen oder Mengen freigegeben wurden.
Beauftragt am: Hier tragen Sie das Datum ein, an dem die Freigabe erfolgt ist.

Was passiert bei einer Teilbeauftragung?

Bei einer Teilbeauftragung wählen Sie die Positionen oder Mengen aus, die wirklich freigegeben wurden. Pluvius erstellt daraus ein eigenes Folgedokument. Das ursprüngliche Angebot bleibt erhalten, damit der angebotene Gesamtumfang weiterhin nachvollziehbar ist.

Ausgewählte Positionen werden in die Teilbeauftragung übernommen.
Mengen können angepasst werden, wenn nur ein Teil der Leistung freigegeben ist.
Nicht freigegebene Positionen bleiben im ursprünglichen Angebot sichtbar.
Aus der Beauftragung oder Teilbeauftragung kann danach eine Rechnung erstellt werden.

Hinweis:
Eine Beauftragung ist besonders hilfreich, wenn Angebot und Rechnung nicht eins zu eins gleich sind. So sieht man später, was wirklich freigegeben wurde und warum eine Rechnung genau diesen Umfang hat.

Ein Nachtrag wird genutzt, wenn nach einer ersten Freigabe weitere Arbeiten hinzukommen. Das kann zum Beispiel passieren, wenn während der Ausführung zusätzliche Schäden sichtbar werden oder der Kunde weitere Leistungen beauftragt.

Wann ist ein Nachtrag sinnvoll?

Zusätzliche Leistung: Es kommt etwas hinzu, das im ursprünglichen Angebot nicht enthalten war.
Nachträgliche Freigabe: Der Auftraggeber soll die Mehrleistung separat prüfen oder freigeben.
Saubere Trennung: Der ursprüngliche Angebotsstand soll nicht verändert werden.

Wie hängt der Nachtrag mit dem Angebot zusammen?

Der Nachtrag wird mit dem ursprünglichen Angebot verbunden. Dadurch sieht man in der Projektansicht, dass die zusätzliche Leistung zu diesem Auftrag gehört. Der Nachtrag kann später selbst beauftragt und anschließend berechnet werden.

Der Nachtrag bekommt ein eigenes Dokument.
Die zusätzlichen Positionen werden im Nachtrag eingetragen.
Aus dem Nachtrag kann eine Beauftragung entstehen.
Aus dem Nachtrag oder seiner Beauftragung kann eine Rechnung entstehen.
Der Nachtrag bleibt in der Projektansicht beim ursprünglichen Angebot auffindbar.

Hinweis:
Ändern Sie bei zusätzlichen Leistungen nicht einfach das alte Angebot, wenn daraus schon weitergearbeitet wurde. Nutzen Sie dafür lieber einen Nachtrag. So bleibt der Ablauf sauber nachvollziehbar.

Angebote weiterverarbeiten: Beauftragung und Nachtrag