In der Projektansicht sehen Sie den gesamten Ablauf rund um Angebote, Beauftragungen und Rechnungen. Der Ablauf beginnt in der Regel mit einem Angebot. Daraus kann eine Beauftragung entstehen, danach können Rechnungen erstellt werden. Wenn später zusätzliche Arbeiten dazukommen, wird ein Nachtrag angelegt.

Hinweis:
Pluvius legt für die einzelnen Schritte eigene Dokumente an. Das ist wichtig, damit später nachvollziehbar bleibt, was angeboten, was beauftragt und was tatsächlich berechnet wurde.

Der Ablauf in einfachen Worten

Angebot: Hier erfassen Sie die Leistungen, die dem Kunden, der Versicherung oder einem anderen Auftraggeber angeboten werden.
Beauftragung: Hier halten Sie fest, was tatsächlich freigegeben oder vom Kunden beauftragt wurde. Das kann das komplette Angebot oder nur ein Teil davon sein.
Nachtrag: Wenn nach der ersten Beauftragung weitere Arbeiten dazukommen, erstellen Sie dafür ein eigenes Nachtragsangebot.
Rechnung: Aus der Beauftragung, Teilbeauftragung oder dem Nachtrag erstellen Sie die passende Rechnung.
Korrektur: Wenn eine gebuchte Rechnung korrigiert werden muss, wird mit Storno oder Gutschrift gearbeitet.

Warum gibt es mehrere Wege?

Nicht jeder Schadenauftrag läuft gleich ab. Manchmal wird ein Angebot vollständig beauftragt und danach direkt eine Einzelrechnung geschrieben. In anderen Fällen wird zuerst nur ein Teil freigegeben, es folgen Abschlagsrechnungen und am Ende eine Schlussrechnung. Bei größeren Projekten kommen später noch Nachträge dazu.

Pluvius bildet diese unterschiedlichen Wege ab, ohne dass das ursprüngliche Angebot überschrieben werden muss. Dadurch bleibt die Dokumentation sauber: Das ursprüngliche Angebot bleibt erhalten, die Beauftragung dokumentiert die Freigabe und die Rechnung zeigt, was berechnet wurde.

Empfehlung:
Arbeiten Sie möglichst immer vom Angebot über die Beauftragung zur Rechnung. So ist später leichter erkennbar, warum eine Rechnung erstellt wurde und auf welcher Freigabe sie basiert.

Was wird automatisch festgehalten?

Sobald ein Angebot weiterverarbeitet wurde, ist der alte Stand nicht mehr einfach ein loser Entwurf. Pluvius erkennt, dass daraus ein Folgedokument oder eine Rechnung entstanden ist. Das schützt den Ablauf davor, dass ein bereits verwendeter Angebotsstand nachträglich unbemerkt verändert wird.

Ein Angebot erhält beim Anlegen automatisch eine Angebotsnummer.
Eine Rechnung erhält beim Anlegen automatisch eine Rechnungsnummer.
Beauftragungen und Nachträge bleiben mit dem ursprünglichen Angebot verbunden.
Rechnungen merken sich, aus welchem Angebot, welcher Beauftragung oder welchem Nachtrag sie entstanden sind.
Gebuchte Rechnungen werden nicht einfach überschrieben, sondern über Korrekturbelege nachvollziehbar korrigiert.

Wichtig:
Wenn eine Rechnung gebucht ist, sollte sie nicht mehr wie ein normaler Entwurf behandelt werden. Muss danach etwas korrigiert werden, nutzen Sie je nach Fall Storno oder Gutschrift.

In der Projektansicht finden Sie den Bereich Angebote und Rechnungen. Dort sehen Sie, welche Dokumente zu einem Projekt vorhanden sind und wie diese miteinander zusammenhängen.

Hinweis:
Das Bild ist ein neutrales Mockup mit Musterdaten. In Ihrem Projekt sehen Sie natürlich Ihre eigenen Angebots- und Rechnungsnummern, Sachbearbeiter und Beträge.

Was sehe ich in dieser Ansicht?

Dokument: Hier steht die Angebots- oder Rechnungsnummer. Über die Nummer öffnen Sie das Dokument.
Status: Hier sehen Sie, in welchem Stand das Dokument gerade ist, zum Beispiel versendet, freigegeben oder berechnet.
Datum: Zeigt, wann das Dokument angelegt oder beauftragt wurde.
Sachbearbeiter: Zeigt, wer das Dokument erstellt hat.
Netto und Brutto: Zeigt die Beträge des Dokuments.
Offen: Bei Rechnungen sehen Sie hier, ob noch ein Betrag offen ist oder ob die Rechnung bezahlt ist.
Verbucht: Hier sehen Sie, ob eine Rechnung bereits gebucht wurde.
Aktionen: Über die Symbole können Sie Dokumente öffnen, herunterladen, drucken oder weiterverarbeiten.

Was bedeuten A, B, N, R und GS?

Die Buchstaben helfen Ihnen, die Verbindung zwischen den Dokumenten schneller zu verstehen. Wenn ein Buchstabe anklickbar ist, gibt es darunter passende Folgedokumente.

A: Angebot oder Ursprungsangebot.
B: Beauftragung oder Teilbeauftragung.
N: Nachtrag.
R: Rechnung.
GS: Gutschrift oder Storno.

Hinweis:
Wenn ein Buchstabe blass oder grau angezeigt wird, gibt es in diesem Bereich aktuell kein passendes Folgedokument. Wenn eine kleine Zahl am Buchstaben steht, zeigt diese Zahl, wie viele Dokumente darunter vorhanden sind.

Was bedeuten die Summen unten?

Unter der Dokumentenliste zeigt Pluvius eine schnelle Übersicht über den Projektstand. So sehen Sie sofort, wie viel angeboten, beauftragt, berechnet und bezahlt wurde.

Angeboten: Summe der Angebote im Projekt.
Beauftragt: Summe der beauftragten Leistungen.
Berechnet: Summe der gestellten Rechnungen.
Bezahlt: Summe der bereits bezahlten Rechnungsbeträge.
Subunternehmer und Materialkosten: Zeigt zusätzliche Kosten, die für die Projektauswertung wichtig sein können.