In dem Bereich Wiederkehrende Aufgaben legen Sie fest, welche automatischen Aufgaben Pluvius im Hintergrund ausführen soll. Diese Aufgaben laufen nicht innerhalb eines einzelnen Auftrags, sondern unterstützen den täglichen Ablauf im gesamten System. Sie helfen dabei, dass wichtige Hinweise, Erinnerungen und Aktualisierungen nicht komplett von Hand nachgehalten werden müssen.

Hinweis:
Änderungen in diesem Bereich sollten nur von Personen vorgenommen werden, die den internen Ablauf kennen. Wenn eine Aufgabe aktiviert ist, prüft Pluvius automatisch im Hintergrund und kann je nach Aufgabe Meldungen erzeugen, Mitarbeiter erinnern oder Vorlagen aktualisieren.

Was bedeutet aktiv oder pausiert?

Jede wiederkehrende Aufgabe hat oben rechts einen Schalter. Ist der Schalter aktiviert, läuft die Aufgabe automatisch zu der eingestellten Uhrzeit. Ist die Aufgabe pausiert, macht Pluvius diese Prüfung nicht automatisch.

Aktiv: Pluvius führt die Aufgabe automatisch aus. In der Aufgabe sehen Sie zusätzlich, wann der nächste Lauf geplant ist.
Pausiert: Die Aufgabe läuft nicht automatisch. Falls der Ablauf trotzdem benötigt wird, muss er intern anders nachgehalten werden.
Uhrzeit: Hier legen Sie fest, wann Pluvius die Aufgabe prüfen soll. Für viele Betriebe ist eine Uhrzeit früh morgens sinnvoll, bevor der Arbeitstag richtig startet.
Speichern: Speichert die Uhrzeit oder die Auswahl in genau dieser Aufgabe. Die einzelnen Aufgaben werden also separat gespeichert.

Empfehlung:
Stellen Sie die Uhrzeiten so ein, dass automatische Prüfungen nicht mitten in der normalen Büroarbeit stattfinden. Aufgaben wie Abbau, Folgetermin oder Verantwortlicher werden häufig früh morgens geplant, damit Hinweise schon zum Tagesstart vorliegen.

Abgebaut

Die Aufgabe Abgebaut prüft, ob bei beendeten Mess-Terminen alle Geräte als abgebaut erfasst wurden. Wenn alles abgebaut ist, kann Pluvius eine Meldung an die ausgewählten Benutzer senden. Das ist hilfreich, damit das Büro oder die Projektleitung sieht, dass der Auftrag in diesem Punkt weiterbearbeitet werden kann.

Uhrzeit: Zu dieser Uhrzeit prüft Pluvius, ob passende Aufträge beziehungsweise Mess-Termine vorhanden sind.
Wer soll bei einem Abbau informiert werden? Wählen Sie hier die Benutzer aus, die eine Meldung erhalten sollen, wenn Pluvius einen abgeschlossenen Abbau erkennt.
Speichern: Speichert die ausgewählten Empfänger für die Abbau-Meldung.

Hinweis:
Wählen Sie hier am besten nur die Personen aus, die mit der weiteren Bearbeitung wirklich etwas anfangen können. Wenn zu viele Benutzer informiert werden, werden wichtige Meldungen im Alltag schneller übersehen.

Folgetermin

Die Aufgabe Folgetermin hilft dabei, vergessene Folgetermine zu erkennen. Pluvius prüft, ob nach einer Folgemessung ein weiterer Folgetermin fehlt. Wenn ein Mitarbeiter das vergessen hat, wird eine Kalendermeldung als Erinnerung erstellt.

Uhrzeit: Zu dieser Uhrzeit prüft Pluvius, ob nach Folgemessungen ein Folgetermin fehlt.
Kalendermeldung (Uhrzeit): Hier wird die Uhrzeit der Erinnerung im Kalender festgelegt. Der Wert 8 bedeutet zum Beispiel, dass die Erinnerung für 08:00 Uhr angelegt wird.
Speichern: Speichert die Prüf-Uhrzeit und die Uhrzeit für die Kalendermeldung.

Hinweis:
Die Uhrzeit der Aufgabe und die Uhrzeit der Kalendermeldung sind zwei verschiedene Dinge. Die Aufgabe sagt, wann Pluvius prüft. Die Kalendermeldung sagt, zu welcher Uhrzeit die Erinnerung im Kalender erscheinen soll.

Verantwortlicher

Die Aufgabe Verantwortlicher setzt automatisch einen Baustellenverantwortlichen, wenn bei einem Auftrag noch keiner eingetragen ist. Damit Aufträge nicht ohne zuständige Person stehen bleiben, kann Pluvius aus den ausgewählten aktiven Mitarbeitern einen Verantwortlichen setzen.

Uhrzeit: Zu dieser Uhrzeit prüft Pluvius, ob Aufträge ohne Baustellenverantwortlichen vorhanden sind.
Mitarbeiter für Verantwortlichkeit: Wählen Sie hier die aktiven Mitarbeiter aus, die Pluvius als Baustellenverantwortliche verwenden darf.
Nicht ausgewählte Mitarbeiter: Mitarbeiter, die hier nicht ausgewählt sind, werden von Pluvius für diese automatische Verantwortlichkeit nicht berücksichtigt.
Speichern: Speichert, welche Mitarbeiter für diese automatische Zuordnung genutzt werden dürfen.

Empfehlung:
Wählen Sie hier nur Mitarbeiter aus, die in Ihrem Betrieb tatsächlich als Baustellenverantwortliche arbeiten sollen. So verhindert man, dass Pluvius Personen einsetzt, die für diese Aufgabe im Alltag gar nicht zuständig sind.

Meldung an Nutzer nach Termin

Die Aufgabe Meldung an Nutzer nach Termin sendet nach bestimmten Tätigkeiten eine vorbereitete Nachricht an ausgewählte Benutzer. Welche Tätigkeit welche Meldung auslöst, wird nicht direkt in dieser Aufgabe geschrieben, sondern bei den Tätigkeiten gepflegt.

Uhrzeit: Zu dieser Uhrzeit prüft Pluvius, ob zu passenden Tätigkeiten Meldungen versendet werden sollen.
Meldungen nach Tätigkeiten: Hier sehen Sie, welche Meldungen bereits hinterlegt sind.
Tätigkeiten öffnen: Über diesen Button wechseln Sie zu den Tätigkeiten. Dort wird gepflegt, welche Tätigkeit welche Meldung auslösen soll und wer die Meldung bekommt.

Hinweis:
Wenn hier keine Meldungen angezeigt werden, ist noch keine passende Meldung bei den Tätigkeiten hinterlegt. Die Aufgabe kann zwar aktiv sein, es wird aber nur etwas ausgelöst, wenn die Tätigkeit auch entsprechend gepflegt ist.

PDF-Templates aktualisieren

Die Aufgabe PDF-Templates aktualisieren prüft automatisch, ob es für die von Pluvius bereitgestellten PDF-Vorlagen eine neuere Version gibt. Wenn eine installierte Vorlage nicht mehr aktuell ist, kann Pluvius diese automatisch aktualisieren.

Aktiv: Pluvius prüft einmal täglich, ob passende PDF-Vorlagen aktualisiert werden können.
Pausiert: Pluvius aktualisiert die PDF-Vorlagen nicht automatisch.
Eigene Vorlagen: Individuell angepasste Vorlagen ohne Online-Bezug bleiben unberührt.
Uhrzeit: Die Uhrzeit kann gespeichert werden, sobald die Automatik aktiv ist.

Hinweis:
Wenn Sie stark angepasste PDF-Layouts verwenden, prüfen Sie vor der Aktivierung intern, welche Vorlagen automatisch aktualisiert werden sollen. Individuelle Vorlagen ohne Online-Bezug werden nicht automatisch überschrieben.

Typischer Ablauf beim Einrichten

Gehen Sie die wiederkehrenden Aufgaben am besten einmal gemeinsam mit Büro, Projektleitung und Geschäftsführung durch. Nicht jede Automatik muss in jedem Betrieb aktiv sein. Wichtig ist, dass klar ist, wer Meldungen bekommt und welche Aufgaben Pluvius zuverlässig im Hintergrund übernehmen soll.

Prüfen Sie zuerst, welche Aufgaben für Ihren Betrieb sinnvoll sind.
Aktivieren Sie nur die Aufgaben, die wirklich genutzt werden sollen.
Legen Sie pro Aufgabe eine passende Uhrzeit fest.
Wählen Sie bei Abbau-Meldungen die richtigen Empfänger aus.
Wählen Sie bei Verantwortlichkeit nur die Mitarbeiter aus, die dafür vorgesehen sind.
Pflegen Sie Meldungen nach Terminen über den Bereich Tätigkeiten.
Speichern Sie jede Aufgabe einzeln und prüfen Sie danach kurz, ob die Anzeige weiterhin auf aktiv oder pausiert steht.

Empfehlung:
Dokumentieren Sie intern, wer für welche automatische Meldung verantwortlich ist. So bleibt auch später nachvollziehbar, warum bestimmte Personen informiert werden oder warum eine Aufgabe bewusst pausiert ist.