In diesem Bereich sammeln Sie alle Dateien, die direkt zu diesem Auftrag gehören. Das können zum Beispiel Abtretungen, Skizzen, Grundrisse, Schadenunterlagen, E-Mails, Bilder oder andere Nachweise sein. So liegen die wichtigsten Unterlagen nicht verteilt in verschiedenen Ordnern oder E-Mail-Postfächern, sondern direkt am passenden Auftrag.

Dokument hochladen

Im oberen Bereich laden Sie ein neues Dokument zum Auftrag hoch. Tragen Sie zuerst einen passenden Namen ein und wählen Sie danach die Datei von Ihrem Computer aus.

Name: Geben Sie dem Dokument einen kurzen und eindeutigen Namen. Der Name wird später in der Dokumentenliste angezeigt.
Dokument: Wählen Sie die Datei aus, die im Auftrag gespeichert werden soll.
Daten hinzufügen: Mit diesem Button wird die Datei im Auftrag abgelegt.

Hinweis:
Verwenden Sie am besten klare Namen wie Abtretung, Grundriss, Schadenskizze, Versicherungsunterlagen oder E-Mail Schadenmeldung. So findet jeder im Büro und im Außendienst die Datei schnell wieder.

Welche Dateien können hochgeladen werden?

Für fertige Unterlagen eignet sich am besten eine PDF-Datei. Bilder oder Skizzen können auch als JPG oder PNG hochgeladen werden.

Empfehlung:
Wenn ein Dokument später nur gelesen oder weitergeleitet werden soll, nutzen Sie nach Möglichkeit PDF. PDF-Dateien lassen sich in der Regel am zuverlässigsten öffnen und behalten ihr Aussehen bei.

Was bedeuten die Haken?

Die Haken bestimmen, wie Pluvius das hochgeladene Dokument einordnet und wo es später wieder auftaucht. Sie können einen Haken setzen, müssen es aber nicht. Ohne Haken wird die Datei einfach als normales Auftragsdokument gespeichert.

Skizze: Setzen Sie diesen Haken, wenn es sich um eine Skizze, einen Grundriss oder eine Zeichnung zum Schaden handelt. Die Datei kann dann im Termin- und Außendienstbereich als Skizze zum Auftrag angezeigt werden.
Abnahme: Setzen Sie diesen Haken, wenn das Dokument für eine Abnahme oder eine Unterschrift vor Ort genutzt werden soll. Das ist zum Beispiel sinnvoll bei einer Abtretung, einem Abnahmeformular oder einem Dokument, das der Kunde auf der Baustelle bestätigen soll.
Extern sichtbar: Setzen Sie diesen Haken nur, wenn externe Personen mit Zugang zum Projekt dieses Dokument sehen dürfen. Ohne diesen Haken bleibt das Dokument intern.

Hinweis:
Prüfen Sie den Haken Extern sichtbar besonders sorgfältig. Sobald ein Dokument freigegeben ist, kann es für externe Zugänge sichtbar sein. Interne Arbeitsunterlagen sollten nur freigegeben werden, wenn sie wirklich für den Empfänger bestimmt sind.

Dokumentenliste

Unter dem Upload-Bereich sehen Sie alle Dateien, die bereits zu diesem Auftrag hochgeladen wurden. Die Liste hilft Ihnen dabei, schnell zu prüfen, welche Unterlagen vorhanden sind und ob diese intern oder auch extern sichtbar sind.

Upload: Zeigt, wann die Datei hochgeladen wurde.
Größe: Zeigt die Dateigröße. So erkennen Sie schnell, ob eine Datei besonders groß ist.
Dokument: Über den Dokumentnamen öffnen Sie die hochgeladene Datei.
Extern: Hier sehen Sie, ob das Dokument für externe Zugänge freigegeben ist. Der Schalter kann direkt umgestellt werden.
Bearbeiten: Über das Stift-Symbol können Name, Datei und Einordnung des Dokuments angepasst werden.
Löschen: Über das Papierkorb-Symbol kann ein hochgeladenes Dokument wieder entfernt werden.

Bereich Unterschriften

Im unteren Bereich werden unterschriebene Dokumente angezeigt, die über Pluvius erstellt oder unterschrieben wurden. Hier sehen Sie zum Beispiel eine unterschriebene Abtretung oder einen unterzeichneten Schadenbericht.

Dokumentname: Über den Namen öffnen Sie das unterschriebene PDF.
Datum: Neben dem Namen steht, wann die Unterschrift gespeichert wurde.
Unterschrift (1/1): Die Anzeige zeigt, wie viele benötigte Unterschriften vorhanden sind. Bei 1/1 ist die benötigte Unterschrift vollständig vorhanden.

Hinweis:
Der Bereich Dokumente und der Bereich Unterschriften sind nicht das Gleiche. Oben liegen manuell hochgeladene Dateien. Unten sehen Sie unterschriebene Pluvius-Dokumente, die aus einem Unterschriftsablauf heraus entstanden sind.

Typischer Ablauf im Arbeitsalltag

Wenn Sie ein neues Dokument zum Auftrag erhalten, laden Sie es zuerst hoch und vergeben einen klaren Namen. Danach entscheiden Sie, ob das Dokument eine besondere Aufgabe hat:

Ist es eine Zeichnung oder ein Grundriss, setzen Sie Skizze.
Soll es vor Ort für eine Abnahme oder Unterschrift genutzt werden, setzen Sie Abnahme.
Soll ein externer Zugang das Dokument sehen können, setzen Sie Extern sichtbar.